L'Ufficio Protocollo svolge tutto il lavoro di numerazione, classificazione ed annotazione di tutta la posta dell'Ente. Solo dopo che viene apposta la segnatura del protocollo un atto acquisisce validità giuridicamente rilevante.

L'ufficio Protocollo protocolla nell'immediato la posta consegnata a mano presso l'Ufficio e la indirizza agli Uffici competenti, a seconda della tematica trattata.

L'ufficio Protocollo svolge le seguenti funzioni:

•  Gestione dei flussi documentali, sia in formato cartaceo che digitale - in entrata ed uscita dall'Ente;
•  ricezione e protocollazione contestuale della posta consegnata a mano presso l’Ufficio;
•  gestione della casella di posta elettronica certificata (Pec).

La posta elettronica certificata, PEC è uno strumento informatico che permette di dare ad un messaggio di posta elettronica, il medesimo valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento, in modo da garantirne il non ripudio e con il vantaggio che la ricevuta di consegna contiene messaggio, allegati e identità del mittente e del destinatario di PEC anch'essi certificati.

La Pec quindi si sostituisce alla posta cartacea, non la duplica.

L'indirizzo PEC comunale, protocollo.brugherio@legalmail.it, non pone vincoli di non accettazione da caselle di posta non pec, si può quindi scrivere alla casella di posta certificata anche da un indirizzo di posta ordinaria, si ricorda però che un messaggio proveniente da quest'ultima non ha il valore legale di un messaggio di PEC (equivalente a raccomandata con avviso di ricevimento), ma ha unicamente valore di mail ordinaria.

Si ricorda che in caso di utilizzo di Pec, non va inviato anche il documento in cartaceo e viceversa. Questo per non generare doppioni di protocollazione.

Così come l'invio della pec deve essere unico e non effettuato più volte per lo stesso documento inviato.